Проживание в гостинице: документы для авансового отчета после командировки

В большей части российских компаний служебные поездки сотрудников — командировки — неотъемлемая часть производственного процесса. Правила оформления таких поездок закрепляют коллективным договором или локальным нормативным актом — Положением о командировках. Регламент составляют в произвольной форме и утверждают приказом директора организации.  В Положении прописывают и правила документального оформления поездки.

Документы, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке, в том числе, проезд к месту выполнения служебного задания и обратно, а также проживание в гостинице включают в авансовый отчет. К нему прикладывают и документы, которыми командированный сотрудник подтверждает дополнительные расходы, произведенные им в поездке с ведома и по поручению руководства.  Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Мобильные приложения, которые помогут организовать поездку руководителя Весь пакет документов, подтверждающих затраты работника, связанные с выполнением служебного задания, должен быть представлен работодателю в полном объеме. Это необходимо, чтобы компания возместила расходы сотрудника (ст. 168 ТК РФ). Расходы по найму жилого помещения, к которым относится и проживание в гостинице, включены в открытый перечень затрат, подлежащих обязательному возмещению работнику.  Обратите внимание! Обязанность работодателя возместить расходы работника на проживание распространяется и на сотрудников, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер. Согласно Постановлению № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», деньги, необходимые для оплаты расходов в предстоящей поездке, работник получает заранее. После возвращения ему нужно будет отчитаться за полученную сумму и предъявить подтверждающие отчетные документы. 

Форма учета очков программ лояльности отелей для командировок руководителя Скачать образец   Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете Работодатель вправе самостоятельно установить, какие документы работник может предъявить в качестве доказательства затрат на проживание. Нужно помнить, что поскольку затраты на командировки позволяют учесть их в базе по налогу на прибыль и снизить его, обоснованность расходов могут проверить при налоговой проверке. То есть, документы, которыми работник подтвердит, что он действительно проживал в гостинице, должны быть оформлены надлежащим образом и не вызывать сомнений в своей легитимности.  При проживании в гостинице документом для авансового отчета являются квитанция, чек или счет, выдаваемые после оплаты услуги.  Перечень необходимых документов для авансового отчета в Положении о командировках Скачайте положение полностью   Обязательные реквизиты счета на оплату гостиницы Гостиничные чеки, которые подтверждают поступление средств на счет гостиницы, — документ первичного бухгалтерского учета. Это бланк строгой отчетности. К таким документам предъявляют особые требования, соблюдение которых гарантирует их подлинность.  В соответствии с требованиями, которые устанавливает Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, бланк  квитанции или счета, должен быть изготовлен типографским способом и иметь соответствующие реквизиты.  

Это: наименование и серия документа; наименование и организационно-правовая форма юридического лица – владельца гостиницы; название гостиницы или отеля полностью; регистрационные сведения о гостинице — ИНН, КПП и т.п.; месторасположение гостиницы, ее адрес; фамилия, имя и отчество клиента, оплатившего проживание; стоимость номера; время вселения и выселения из гостиницы; дополнительные услуги, включенные в счет; должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего оплату и оформившего квитанцию, его личная подпись заверяющая печать организации, штамп об оплате. Обратите внимание! Из перечня дополнительных услуг, которые гостиница оказывает сотруднику во время служебной поездки, работодатель обязан оплатить только оговоренные в Положении о командировках. В бюджетных организациях расходы сотрудников на командировки оплачивают в соответствии с нормативными актами федерального или муниципального уровня. Они устанавливают твердые ограничения на оплату за проживание, которые нельзя превышать.  Способ оплаты за проживание в гостинице в командировке можно оговорить в Положении. Оплату разрешают производить как в наличной, так и в безналичной форме.