Как подобрать площадку для конференции

Организовать деловое мероприятие непросто. Даже если оно настолько простое, что требует лишь провести конференцию без каких-либо дополнительных опций. Тем не менее, даже к этому минимуму стоит подойти с весомой долей ответственности. Поэтому в этой статье мы рассмотрим моменты, которые необходимо учесть при выборе площадки  для конференции.

Вы можете подумать: что сложного просто арендовать зал? Основная загвоздка заключается в том, что гости, приглашенные на официальное мероприятие, ожидают от предстоящего события не только получение новой, значимой информации и продуктивного взаимодействия с деловым партнером, но и четко отлаженной организации конференции.

Выбор площадки для конференций  на сегодняшний день невероятно огромен
Почти каждая гостиница, пансионат, развлекательный центр предлагают свое пространство под  проведение деловых встреч. В зависимости от того, какое мероприятие Вы планируете, Вам предложат совершенно разные по вместимости и оформлению конференц-залы.

Итак, на что следует обратить внимание при выборе конференц-зала?

Расположение площадки для конференции
 

Для начала стоит определиться – где вы хотите провести свою конференцию?

Площадки могут находиться в городе или в пригороде.

Если Вы не хотите обременять участников конференции долгой дорогой, и сама конференция рассчитана на несколько часов, то приоритет необходимо отдать конференц залов аренда в москве рядом с офисом. Если же мероприятие планируется на целый день или на несколько дней, то удобнее выбирать площадку загородом.

Помимо длительности стоит учесть и статус мероприятия. Для партнерского мероприятия подойдут площадки в городе, ближе к центру. Это придаст важность и значимость самой конференции.

Также не стоит забывать о том, как Ваши гости доберутся до выбранного места?

Если планируется мероприятие, где большая часть гостей будет на личном автотранспорте, то стоит позаботиться о парковочных местах для гостей (особенно если это центр города).  Иначе явка на мероприятие будет провалена.

Если парковочных мест немного или таковые вообще отсутствуют, то необходимо предупредить гостей об этом заранее.

Если же большая часть гостей на мероприятие будут добираться общественным транспортом, то логично выбрать площадку в максимальной близости к метро.

Если вам важно, чтобы гости сосредоточились на информации, то все- таки лучше выбрать конференц-зал загородом. Но здесь уже гости изначально будут ожидать дополнительных «бонусов»  — загородных развлечений (об этом позднее)

Если площадка все же выбрана в пригороде, стоит тщательно продумать, как гости доберутся до места проведения мероприятия. Здесь тоже есть решение: можно заказать автобус или воспользоваться автотранспортом компании (если таковая возможность имеется).